1) Roles en el tratamiento
La empresa contratante del servicio (empleador) es el Responsable del tratamiento de los datos de sus colaboradores. CheckRH (Softwarepaq S.A.S.) actúa como Encargado, prestando el servicio tecnológico de registro de asistencia por cuenta del Responsable.
El acceso a la información almacenada está limitado al administrador designado por la empresa. CheckRH solo accederá a los datos para brindar soporte técnico, bajo deber de confidencialidad.
2) Cómo obtenemos los datos
- Alta única (por el administrador del Responsable): RFC, número de WhatsApp, nombre, apellido paterno, apellido materno, género, departamento y jornada laboral. Estos datos se proporcionan una sola vez para registrar al colaborador.
- Uso cotidiano (por el colaborador): el usuario final solo envía comandos en texto o pulsaciones de botones en WhatsApp para Entrada, Pausa, Reanudación y Salida; y selecciona el tipo de pausa (Consumo de alimentos, Asunto personal, Urgencia médica, Otros).
- Ubicación puntual: la ubicación geográfica es obligatoria al registrar entrada, reanudar labores y guardar la salida; se obtiene del dispositivo con su consentimiento en ese momento.
3) Datos personales que tratamos
| Categoría | Datos | Origen |
|---|---|---|
| Identificación y contacto | RFC, Número de WhatsApp, Nombre, Apellido paterno, Apellido materno, Género | Proporcionados una sola vez por el administrador del Responsable |
| Laborales | Departamento, Jornada laboral asignada | Proporcionados una sola vez por el administrador del Responsable |
| Ubicación puntual | Ubicación geográfica al momento de Entrada, Reanudación y Salida | Obtenida del dispositivo del colaborador con su consentimiento en cada evento |
| Comandos y eventos | Comandos de WhatsApp (Entrada, Pausa, Reanudación, Salida), tipo de pausa seleccionado, marcas de tiempo de cada evento y acuses/resúmenes transaccionales | Generados por el colaborador y por el sistema CheckRH durante la operación |
4) Finalidades del tratamiento
Primarias (indispensables)
- Procesar comandos de asistencia (Entrada, Pausa, Reanudación, Salida) y registrar las marcas de tiempo.
- Validar la ubicación geográfica en los eventos obligatorios (entrada, reanudación y salida).
- Generar reportes de asistencia y resúmenes transaccionales de jornada para el colaborador y/o el Responsable.
- Proveer evidencias documentales de cumplimiento laboral y normativo.
Secundarias (opcionales)
- Elaborar estadísticas internas para mejorar la disponibilidad, precisión y experiencia del servicio.
- Desarrollar y evaluar nuevas funcionalidades tecnológicas.
No realizamos fines publicitarios ni de prospección comercial con estos datos.
No se realizan decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos para el colaborador.
5) Operación por WhatsApp (interacciones típicas)
- El colaborador envía comandos en texto o pulsa botones para registrar eventos de asistencia.
- El sistema emite confirmaciones, por ejemplo: “Tu entrada quedó registrada a las 09:29:16”.
- Al finalizar la jornada, el colaborador puede recibir un Resumen de Jornada (fecha, entrada, salida, tiempo efectivo).
La mensajería se realiza mediante la plataforma de WhatsApp; los proveedores de telecomunicaciones y WhatsApp tratan la información conforme a sus propias políticas, de manera independiente a CheckRH.
6) Uso de geolocalización
La geolocalización se solicita y registra únicamente al marcar entrada, reanudación y salida. No se realiza monitoreo continuo ni se usa para fines distintos a la validación de asistencia y del lugar laboral declarado.
7) Almacenamiento y medidas de seguridad
- Los datos se almacenan en la nube privada de CheckRH, con medidas administrativas, técnicas y físicas de seguridad.
- El acceso operativo está limitado al administrador del Responsable. CheckRH accede solo para soporte técnico y bajo confidencialidad.
- Se emplean controles de autenticación, registros de actividad y cifrado en tránsito para prevenir accesos no autorizados y divulgación indebida.
8) Transferencias de datos
CheckRH no transfiere datos personales a terceros sin instrucciones del Responsable o sin consentimiento, salvo requerimientos de autoridades competentes legalmente fundados. La mensajería y conectividad son provistas por terceros (p. ej., WhatsApp y operadores de telecomunicaciones) que actúan como responsables independientes conforme a sus propias políticas.
9) Derechos ARCO y otros derechos
Para ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición (ARCO), así como limitar el uso o divulgación de sus datos, deberá dirigirse prioritariamente al Responsable (su empleador) por medio del administrador designado en su empresa.
Si envía su solicitud a CheckRH, la canalizaremos al Responsable. Contacto de CheckRH (Encargado): privacidad@checkrh.com.
10) Periodo de conservación
Los datos se conservarán por los periodos necesarios para cumplir las finalidades descritas y conforme a las políticas del Responsable y la legislación aplicable. Concluidos dichos periodos, se eliminarán o se anonimizarán de forma segura.
11) Modificaciones al aviso
Este aviso podrá actualizarse por cambios legislativos, regulatorios o operativos. La versión vigente estará disponible en https://checkrh.com/aviso-privacidad.html.
Última actualización:
12) Contacto
- Sitio web: https://checkrh.com/
- CheckRH (Encargado): privacidad@softwarepaq.com