Aviso de Privacidad de CheckRH
Este aviso describe cómo se obtienen, utilizan, almacenan, protegen y, en su caso, canalizan los datos personales tratados mediante la plataforma CheckRH, incluyendo sitio web, formularios de demo, WhatsApp, kiosko, enlaces web y registros por QR.
La empresa contratante del servicio actúa como Responsable del tratamiento de los datos de sus colaboradores. CheckRH, operado por Softwarepaq S.A.S., actúa como Encargado y presta el servicio tecnológico de registro de asistencia por cuenta del Responsable.
Responsable y Encargado
La empresa contratante del servicio, es decir, el empleador, es el Responsable del tratamiento de los datos de sus colaboradores. CheckRH (Softwarepaq S.A.S.) actúa como Encargado, prestando el servicio tecnológico de registro de asistencia por cuenta del Responsable.
Empresa contratante
Determina qué datos requiere para su operación, qué funcionalidades habilita y quién administra el acceso a la información.
CheckRH
Proporciona la infraestructura tecnológica para el registro, validación, consulta y soporte del servicio.
Acceso controlado
El acceso a la información almacenada está limitado al administrador designado por la empresa. CheckRH solo accederá a los datos para brindar soporte técnico, bajo deber de confidencialidad.
Origen de la información tratada
Los datos personales son proporcionados por el administrador del Responsable, por el colaborador durante el uso cotidiano del servicio o por el sistema durante la operación normal de la plataforma.
Alta única
El administrador del Responsable puede proporcionar RFC, número de WhatsApp, nombre, apellido paterno, apellido materno, género, departamento y jornada laboral para registrar al colaborador.
Uso cotidiano
El usuario final puede registrar su asistencia mediante diferentes mecanismos habilitados por el Responsable: envío de comandos en texto o selección de botones en WhatsApp para Entrada, Pausa, Reanudación y Salida, así como el tipo de pausa correspondiente; y uso de kiosko digital, ya sea mediante escaneo de código QR o directamente desde un dispositivo proporcionado por el empleador, en modalidad de kiosko físico o virtual. Estos mecanismos permiten registrar los eventos de asistencia conforme a la configuración operativa de la empresa.
Ubicación puntual
La ubicación geográfica se obtiene del dispositivo con consentimiento del usuario al registrar entrada, reanudar labores y guardar la salida. Esta información también puede utilizarse para configurar y aplicar geocercas, delimitar zonas permitidas de registro y validar que la asistencia se realice dentro de los puntos autorizados por el Responsable. Adicionalmente, durante la configuración de la plataforma se podrá solicitar el país y la zona horaria para parametrizar correctamente la operación del servicio.
Validación facial
Cuando esté habilitada, el sistema puede solicitar la captura de una imagen del rostro del colaborador mediante cámara, kiosko, dispositivo del empleador o enlace web para validar identidad.
Categorías de datos
CheckRH trata únicamente los datos necesarios para operar el servicio, validar asistencia y dar soporte a los procesos definidos por la empresa Responsable.
Identificación y contacto
RFC, número de WhatsApp, nombre, apellido paterno, apellido materno y género, proporcionados una sola vez por el administrador del Responsable.
Laborales
Departamento y jornada laboral asignada, proporcionados por el administrador del Responsable.
Ubicación puntual y configuración
Ubicación geográfica al momento de Entrada, Reanudación y Salida, obtenida del dispositivo del colaborador con su consentimiento en cada evento; así como país y zona horaria para la configuración de la plataforma y delimitación de zonas permitidas de asistencia.
Comandos y eventos
Comandos de WhatsApp, tipo de pausa seleccionado, marcas de tiempo de cada evento y acuses o resúmenes transaccionales generados por el colaborador y por el sistema.
Datos biométricos y evidencia fotográfica
Imagen del rostro del colaborador, incluyendo fotografía base y fotografía operativa, capturada mediante dispositivo del colaborador o del empleador cuando la validación facial está habilitada.
Datos recabados en la web
País, zona horaria, nombre de la empresa, giro comercial, número de empleados, nombre completo del administrador, número telefónico con WhatsApp y correo electrónico para activación de demos.
Usos primarios y secundarios
Los datos personales tratados por CheckRH se utilizan únicamente para finalidades legítimas, concretas y relacionadas con la operación de la plataforma.
Primarias (indispensables)
Procesar comandos de asistencia y registrar marcas de tiempo; validar la ubicación geográfica en eventos obligatorios y mediante geocercas o zonas autorizadas; generar reportes de asistencia y resúmenes transaccionales de jornada; proveer evidencias documentales de cumplimiento laboral y normativo; validar la identidad del colaborador mediante mecanismos de verificación facial cuando esta funcionalidad esté habilitada por el Responsable; y generar evidencia fotográfica operativa asociada a los registros de asistencia.
Secundarias (opcionales)
Elaborar estadísticas internas para mejorar la disponibilidad, precisión y experiencia del servicio, así como desarrollar y evaluar nuevas funcionalidades tecnológicas. No se realizan fines publicitarios ni de prospección comercial con estos datos. No se realizan decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos significativos para el colaborador.
Interacciones típicas del servicio
CheckRH puede operar mediante mensajes de WhatsApp, botones interactivos, kiosko digital, enlaces web o códigos QR para registro de asistencia, dependiendo de la configuración del Responsable.
Registro de eventos
El colaborador envía comandos en texto o pulsa botones para registrar Entrada, Pausa, Reanudación y Salida.
Kiosko y QR
El registro también puede realizarse desde kiosko físico o virtual, ya sea mediante escaneo de código QR o directamente desde un dispositivo proporcionado por el empleador.
Resumen de jornada
Al finalizar la jornada, el colaborador puede recibir un resumen con fecha, entrada, salida y tiempo efectivo laborado.
Ubicación puntual y geocercas
La geolocalización se solicita y registra únicamente al marcar entrada, reanudación y salida. No se realiza monitoreo continuo. La información de ubicación puede utilizarse para validar asistencia, aplicar geocercas y delimitar registros dentro de zonas permitidas definidas por el Responsable.
Tratamiento de fotografías e identidad
Cuando el Responsable habilita la funcionalidad de validación facial, CheckRH podrá tratar imágenes del rostro del colaborador como dato biométrico sensible con la finalidad de validar su identidad en los registros de asistencia.
Fotografía base
Se podrá almacenar una imagen del colaborador como referencia para procesos de validación facial.
Fotografía operativa
Durante el uso del sistema, por ejemplo al registrar entrada o salida, se podrá capturar una imagen del colaborador como evidencia del evento.
Conservación
La fotografía operativa es de carácter temporal y podrá ser sobrescrita periódicamente, conservándose únicamente la imagen más reciente cuando así esté configurado el sistema.
Uso opcional
El uso de validación facial es opcional y depende exclusivamente de la configuración realizada por el Responsable.
Protección de la información
Los datos se almacenan en la nube privada de CheckRH, con medidas administrativas, técnicas y físicas de seguridad para prevenir accesos no autorizados y divulgación indebida.
Acceso operativo limitado
El acceso está limitado al administrador del Responsable. CheckRH accede solo para soporte técnico y bajo confidencialidad.
Controles de seguridad
Se emplean controles de autenticación, registros de actividad y cifrado en tránsito.
Protección razonable
Se aplican medidas razonables para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o acceso no autorizado.
Canalización y terceros
CheckRH no transfiere datos personales a terceros sin instrucciones del Responsable o sin consentimiento, salvo requerimientos de autoridades competentes legalmente fundados.
Cómo ejercer acceso, rectificación, cancelación u oposición
Para ejercer sus derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición, así como limitar el uso o divulgación de sus datos, el titular deberá dirigirse prioritariamente al Responsable, es decir, a su empleador, por medio del administrador designado en su empresa.
Canal principal
La solicitud debe dirigirse prioritariamente al Responsable del tratamiento, quien define la cuenta, la operación y las políticas aplicables a sus colaboradores.
Contacto de CheckRH
Si la solicitud se envía a CheckRH, será canalizada al Responsable. Contacto del Encargado: privacidad@softwarepaq.com
Tiempo de resguardo de la información
Los datos se conservarán por los periodos necesarios para cumplir las finalidades descritas y conforme a las políticas del Responsable y la legislación aplicable. Concluidos dichos periodos, se eliminarán o se anonimizarán de forma segura.
Actualizaciones del presente documento
Este aviso podrá actualizarse por cambios legislativos, regulatorios o operativos. La versión vigente estará disponible en https://checkrh.com/aviso-privacidad.html.
Última actualización: 19 de septiembre de 2025
Medios oficiales
Para temas relacionados con privacidad y operación del servicio, puedes utilizar los siguientes medios:
Sitio web
Correo de privacidad
Encargado
CheckRH / Softwarepaq S.A.S.